행정 절차 및 운영 효율화에 대한 제안

가.제안배경

현대 행정은 다양성, 양적팽창성, 질적 복잡성의 특성을 보이는 반면, 학령인구의 이슈로 대학재정 확보의 어려움이 있어 주어진 인력, 재정 등 자원 활용에 효율성, 효과성을 확보할 필요성이 있음

나.제안 목적

1) 행정의 적법성, 합리성, 신뢰성을 확보하는 수준에서 행절절차의 간소화, 합리화 실행

2) 불필요한 행정 중복을 간소화 하고 이를 통해 여분의 행정력을 선택과 집중의 원칙에 따라 효과성이 큰 사업에 재투입 (정부 재정지원 사업 등)

다. 제안 내용 요약

1) 내부결재(기안문)의 대내 시행

현재 내부결재(총장 결재)는 대외(외부기관)시행 시에만 수신자를 지정하여 사용하고 있음.

하지만, 정부(지자체) 결자결재 시스템인 온나라 문서 2.0 등 대부분의 공공기관은 대내문서 시행이 전자결재 시스템 도입부터 일반화 됨.

이에 해당부서가 내부결재를 득한 후 이를 다시 업무연락으로 재발송하는 과업의 중복이 없음

이에 최초 전자결재 기안 담당자가 총장 결재 후 수신할 부서를 지정하도록 업무를 통일화할 필요가 있음

예 들어 ‘２０２５학년도 후기학위수여식 계획（안）보고‘ 의 본문 내용에 각 부서별로 협조 해야할 과업과 시간, 기한이 구체적으로 명시되어 있다면, 대내시행

하여 불필요한 업무연락을 줄일 수 있음（붙임１）。 다만, 업무 및 부서 특성상 불가능한 과업은 기존 방식에 따름

2) 업무연락의 수신인 경정(수정)

예 들어 기획예산팀에서 교무과로 발송해야 할 문서를 학사지원팀으로 착오 발송한 경우, 반송을 통해 기획예산팀에서 재발송할 것이 아니라. 

학사지원팀과 기획예산팀 담당자가 유선 통화 후, 학사지원팀에서 수신인을 교무팀으로 바로 경정함

3) 내부결재 시행 부서 통일화

내부결재는 원칙적으로 그 업무를 제일 잘 이해하고, 판단을 할 수 있는 주관부서에서 득하여야 함. 허나, 업무요청시 민원 발생부서에서 먼저 내부결재를 득하고 업무연락을 송부하라는 요청이 많고, 이에 통일된 행정이 이루어지지 않아, 행정소모가 심함. 이에 원칙적으로 소관(주관) 부서는 협조요청 부서의 업무연락 수신 후 내부(총장)결재 득하는 것으로 통일

4) 협성 지식관리시스템 운영 (H-KMS)

행정 지식은 축적되고 공유되어 누구나 쉽게 접근하고 활용되어야 할 필요가 있음. 이에 정부 지식관리시스템(KMS)와 같이 협성 지식관리시스템(H-KMS: HyupSung Knowledge Management System)을 구축하여 모든 행정지식을 축적한 후 활용할 필요성이 있음.

이를 통해 인계인수를 효율적으로 하고, 타 부서업무를 이해하고 서로 협업 할 필요성이 있음.

*업로드 자료: 인계인수서, 주요 업무 시행 방법, 업무지식 및 경험, 노하우 등

(예 들어 대학 주변 식당 정보도 국내외 귀빈 의전시 귀한 자료가 될 수 있음)

5) 전자결재 필터링 및 부서별 결재라인 자체 조정

대학의 주요 사무가 아니거나 외부의 매체, 쇼셜미디어, 인터넷 등에서 얻을 수 있는 정보는 전자문서

수신 부서에서 (전자적 방식으로) 애초 차단함.

예 들어 ‘서산시 어리굴젓 축제 홍보 협조 요청’이란 대외접수 문서를 담당자-팀장-처장까지 접수하여

행정력을 낭비할 필요가 없음

또한 보직처장단은 정책결정자로서 정책결정과 상관없는 문서가 상신되어 ‘선택과 집중’에 방해되는 일이 없도록 예방함

이에 문서를 1) 정책결정이 필요한 문서 2) 정보성 공지, 알림 문서(처장단이 인지 한다면 정책결정에 도움이 될 문서 3)정보성 공지, 알림, 홍보 문서 등 중 (처장단이 쉽게 인지할 수 있고, 모른다 할지라도 행정시행에 영향이 적은 문서) 으로 구분 한 후. 3)에 해당하는 문서는 원칙적으로 팀장 전결을 하고, 2)에 해당하는 문서는 선별적으로 처장 상신함

라。 기대효과

1) 80명의 직원이 내부(총장)결재 문서의 대내시행을 통해 하루 10분의 시간을 절약한다면, 2026년 기준(178일 근무) 142,400분을 절약할 수 있고, 이는 339일(1.9년)의 근무효과를 가져옴. 협성대 직원 평균 연봉을 4천만원으로 산정 시 이는 연 약 8,000만원의 예산절감 효과를 가져옴. 더해 위의 제안 중 한 두가지만 적용한다 해도, 년 1억원의 예산 절감효과 및 행정 효율성 확보가 가능

(이는 직원 2명을 신규 채용하는 효과임)

2) 전체 행정직원이 불필요한 일을 간소화 할 수 있으며, 이에 여력의 행정력을 대학 발전과 직결된 평가, 인증, 학생 프로그램 운영 등에 투입할 수 있음

3) 실제적으로 담당자-팀장-처장 등 결재자의 시간을 절약할 수 있음

＜붙임１。기안문의 대내시행 예시＞